18.nov.2016 | Opinión

Las 7 claves para organizar tu tiempo (Primera parte)

Más de un tercio de la vida laboral activa transcurre en el trabajo. De la habilidad para adaptarnos a entornos cambiantes y organizar mejor la agenda depende en buena parte que podamos ganar en calidad de vida, creatividad e innovación.

El equilibrio entre el tiempo personal y profesional es una de las materias pendientes en todo tipo de actividades. En momentos en que el mundo debate abiertamente sobre la felicidad organizacional y la posibilidad de establecer consenso de jornadas laborales de seis horas promedio, se impone un ajuste en las reglas de juego para conquistar mayor bienestar.  El manejo del tiempo depende directamente de la actitud interna y del entorno en el que nos movemos. Hay muchas teorías del mundo del management que alientan cierto “caos” que –en apariencia- resuena productivo y hasta adrenalínico en muchas culturas, sobre todo en Occidente. Sin embargo,  la batalla por ganar más, conquistar espacios y sentirse realizado profesionalmente contrasta con el gran desgaste de personas menores de 40 años y el auge de distinto tipo de síndromes que trata la medicina y la ciencia, entre ellos el Bournout (“del quemado”) y la fatiga crónica provocada por estrés sostenido en el tiempo; si bien justo es reconocer que en esta última manifestación aún no hay estudios concluyentes de la relación directa, pero sí coadyuvante, con el estrés laboral. Con una agenda  repleta de compromisos, hoy afrontamos una época de cambios vertiginosos. La irrupción y escalada sin parar de los recurso tecnológicos allanan muchos caminos, y también condicionan la libertad, el tiempo personal, la independencia y el saludable espacio de desconexión del trabajo.

 

Estar a la altura

La organización del tiempo es una herramienta que provee alternativas para cada tipo de síntomas y manifestaciones en las empresas y todo tipo de profesiones. A mayor desorganización, el volumen del caos, la decepción, la frustración y la sensación de “no llegar” a hacer todo lo que queremos o se espera de nosotros. Aquí van siete claves sencillas y de aplicación inmediata para organizar mejor las tareas, y así, tener más tiempo libre.


Es muy probable que si las hacés con persistencia durante al menos un mes seguido, te sorprenderás teniendo días que parece que rinden más que las 24 horas que tienen, y adquieras mucho tiempo disponible para descansar, recuperarte o encarar nuevos desafíos en paralelo a lo habitual.

1- Lo más difícil va primero

¿Cuántas veces postergaste una tarea compleja? Seguramente, éste es uno de los comportamientos recurrentes para la gran mayoría de las personas. Es que a nadie le gusta hacer las cosas que no le producen placer: un llamado incómodo, una situación que requiere poner límites o simplemente, devolver un llamado de cortesía que no nos simpatiza demasiado.


Cualquiera que sea el motivo, hazlo de inmediato. Esto te liberará de lo que podemos llamar “el efecto del mosquito” que, zumbando durante todo el día, te atormentará e irrumpirá insistentemente por no haberse completado. Escoge las dos o tres tareas complejas  a primera hora del día, y hazlo de inmediato. Respondé los correos; establecé prioridades; delega y poné al día tu bandeja de papeles. Todo esto te ayudará a tener más energía disponible para el resto de la jornada. 

 

2- Si demora menos de un minuto, hacelo de inmediato

Cualquier tarea que requiera hasta un minuto para hacerla –por sencilla que sea- contribuirá a que liberes muchos pendientes en un tiempo record. Al encarar esas pequeñas acciones concatenadas, descubrirás cuánto tiempo vas ganando para dedicárselo a temas más importantes. 

 

3- Organizá la agenda

Si no sabés cómo establecer prioridades para vos, o para las demás personas a las que reportás, podés establecer un sistema compartido de elección de qué es urgente, que es necesario y qué puede esperar un poco. A cada acción es importante que le coloques fechas límite, los nombres de los responsables y –muy importante- el propósito mediante el cual sabrás que la tarea se completó eficazmente. En entornos caóticos desde el punto de vista organizativo, podés encarar un proceso paulatino donde en cooperación con tus compañeros de tareas o colaboradores determinen juntos cómo organizarse. He ayudado a más de 300 empresas a mejorar su diagramación del tiempo, y han creado todo tipo de métodos: desde pizarras gigantes hasta notas autoadhesivas adheridas en los vidrios o tabiques, a la vista de todos; sistemas de recompensas por los avances o tareas completas, hasta recordatorios mediante la programación de mensajes de audio desde una sencilla aplicación en la central telefónica. Todo sirve siempre y cuando ayude a organizar y resolver mejor las cosas en menos tiempo.

Sigue en la Segunda Parte.

Daniel Colombo

El autor es Coach, experto en alta gerencia y profesionales, educador, comunicador y escritor.
Ha escrito 21 libros, en español y portugués, entre ellos “Sea su propio jefe de prensa” “Historias que hacen bien”, “Preparados, listos, out” (co-autor, sobre el Síndrome del Bournout), entre otros. Ha asesorado a más de 2500 empresas.
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