29.nov.2016 | Opinión

Las 7 claves para organizar tu tiempo (Segunda parte)

Más de un tercio de la vida laboral activa transcurre en el trabajo. De la habilidad para adaptarnos a entornos cambiantes y organizar mejor la agenda depende en buena parte que podamos ganar en calidad de vida, creatividad e innovación.

4- Limpiá tu espacio de trabajo

Es esencial que vos y todos los de tu entorno de trabajo tomen al menos una hora cada mes para limpiar y ordenar el escritorio y lugares de uso común. Entrenate para ir archivando papeles a medida que las cosas ya puedan pasar a esa forma de registro.  Literalmente, necesitás hacer lo mismo que en tu hogar, cuando decidís limpiar el placard: empezás por una sección (por ejemplo los cajones) y terminarás poco después repasando la lista de temas para el día siguiente... ¡en un escritorio totalmente despejado!. Todo lo que no has utilizado en los últimos tres meses ya puede enviarse al archivo. Utilizá folders o carpetas de distintos colores; etiquetas para escribir a mano e individualizar los contenidos del archivo; llevá un registro en la computadora –con un backup sobre  servidores o en un mail externo de respaldo- para tener al día y muy bien ubicado cualquier documento que podrías necesitar más  adelante. Incorpora algo de verde en tu lugar de labores. Las plantas son excelentes oxigenando los ambientes. Colocá un par de fotografías de tu vida personal que quieras que te sirvan como anclaje positivo en medio de la velocidad del trabajo: serán un punto   de referencia cuando pienses que estás perdiendo el sentido y propósito, y te devolverán a la realidad de lo verdaderamente importante, además de hacer con excelencia nuestra labor.

5- Sólo reuniones efectivas

Más del 65% del tiempo que invierten las empresas del mundo en reuniones es ineficiente. Esto significa que pierden muchísimo dinero mientras piensan que están haciendo “cosas” que, en la mayoría de los casos, no llevan a ningún resultado concreto. Las reuniones por lo general no deberían durar más allá de los 30 a 60 minutos, incluyendo un receso para café o responder el celular. A propósito: entrenate en hacer reuniones sin el celular presente; vos y tus compañeros pueden dejarlo fuera de la sala, e incluso a  cargo momentáneamente de otra persona sólo por si hubiese un llamado de suma urgencia. Respeten los horarios de comienzo y finalización. Distribuyan tres días antes un sumario de temas que se abordarán: esto permitirá que todos vengan preparados con la información suficiente, y no tener que apelar a la memoria o demoras innecesarias en pedirlas. Tomen un registro claro de la reunión y que sea valioso como ayuda para programar los siguientes pasos: debe contener las conclusiones, tareas, responsables, día y hora  en que todo eso estará concluido o encaminado. Establezcan reglas de juego respecto a situaciones especiales. No se  interrumpan entre ustedes y colóquense en la posición de ganar = ganar para obtener el máximo beneficio.  

6- Atravesá tus creencias limitantes

Si hay algún aspecto de tu perfil laboral que te produce dudas o cuestionamientos que en alguna forma pueden limitarte a ser más efectivo en el trabajo, trabajá sobre eso. Algunas personas consideran que ejercer una forma de control excesiva es natural para que los equipos “rindan”. Sin embargo, si ejercés ese rol –muchas veces en forma inconsciente- o lo padecés, lo mejor será que trabajes sobre eso. Si estás colaborando en un equipo, y hay algo que no te permite sacar el mayor provecho de la experiencia, justo allí  tenés el siguiente escalón de aprendizaje en tu evolución. El trabajo necesita constituirse en un espacio de crecimiento idealmente para todos. Y, cada uno desde su lugar, independientemente de los recursos y las condiciones de tu ocupación actual, tiene su importancia en esa rueda productiva para hacer que las cosas salgan adelante. Esta consciencia de construcción colectiva es lo que puede ayudarte incluso a atravesar situaciones difíciles, cuando parece que todo ha perdido sentido. Por lo cual desde aquí te  alentamos a buscar lo mejor que hay en cada situación –incluso las más complicadas- y a desafiar tus creencias que, a veces de tan arraigadas que están, se convierten en paradigmas, que es ni más ni menos que tu forma de ver el mundo. 

7- Aprende a delegar (y que te deleguen) en forma efectiva

Para concluir, es importante entrenarse en delegar en forma efectiva, y no sólo eficiente. Hay una gran diferencia: eficiencia es hacer lo que se espera de mí y allí termina la cosa. Eficacia es hacer lo que se espera de mí, poniendo mi 100% (que no es lo mismo que el 99%) y donde el resultado exitoso de mi labor me motiva e impulsa a seguir hacia adelante. Definitivamente, la eficacia es un rasgo mayor hacia la excelencia profesional. En el proceso del delegar: indicá (o que te expresen) muy claramente el propósito de lo que  debe hacerse; conseguí toda la información necesaria; establecé un plazo concreto; y, fundamental, un sistema de tracking para saber cómo va el avance unas cuantas veces antes de la fecha límite. De esta forma se podrán corregir situaciones que, tomadas a último momento, ya no tendrán como resolverse fácilmente.  La organización del tiempo es algo interno, y no necesariamente  responde al estilo de una empresa o equipo. Claro que si las personas a las que reportás son muy desorganizadas quizás debas   hacer un esfuerzo extra por lograrlo. Sin embargo, te aseguro que conozco centenares de casos en que personas con entusiasmo, visión, motivación intrínseca y autoliderazgo han logrado cambiar en muy poco tiempo esas conductas que parecían ancladas en el pasado. Y desde allí, han convertido su trabajo en algo placentero y de gran aprendizaje, y por supuesto,  una fuente de ingresos. 

Daniel Colombo

El autor es Coach, experto en alta gerencia y profesionales, educador, comunicador y escritor.
Ha escrito 21 libros, en español y portugués, entre ellos “Sea su propio jefe de prensa” “Historias que hacen bien”, “Preparados, listos, out” (co-autor, sobre el Síndrome del Bournout), entre otros. Ha asesorado a más de 2500 empresas.
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