El control

Es el sistema de información que permite el funcionamiento de los planes puestos en marcha. Detecta fallas de personas, pero también de procesos y de tareas; de estrategias y de estructura.

En Economía de Empresas se define como “Control” al “sistema de información que permite el funcionamiento de los planes una vez puestos en marcha, medir las desviaciones que se producen en ellos, conocer las causas de éstas y tomar una acción correctora”. Esto implica lograr que las actividades de la empresa se cumplan tal cual se planearon, detectando fallas de personas, pero también de procesos y de tareas, de estrategias y de estructura.

Todo sistema de Control debe siempre plantearse como objetivos primarios:

• Proteger el patrimonio de la empresa.
• Promover la eficiencia operativa.
• Optimizar los circuitos de información hacia la Dirección General.
• Lograr que los desvíos se analicen y solucionen en tiempo y forma adecuada.

Existen dos niveles bien definidos de control: el “control operativo”, referido a los puestos de trabajo, y el “control de gestión”, referido a las estrategias y accionar de la Gerencia en cuanto a decisiones no programadas. Para operarlos se utilizan métodos como:

• Control cruzado: de uno y otro sector se confronta información que debe ser coincidente.
• Control por oposición de intereses: no se sigue la secuencia productiva si no se la recibe con ciertos parámetros mínimos.
• Control por repetición: dos procesos de información deben llegar al mismo sector y con idénticos resultados.
• Control por excepción: la información recibida debe estar dentro de parámetros standard o prefijados.

Estos métodos se aplican en conjunto o separadamente, según sea el caso.

Herramientas

En cuanto a las “herramientas de control”, se utilizan las siguientes:

• Tablero comando o Carpeta de control superior: indicadores especialmente diseñados para que la Dirección pueda analizar la marcha de los negocios.
• Auditoria organizacional: estudio detallado y constructivo de la estructura organizacional, es decir, puestos, métodos, procesos, etc.
• Evaluación periódica: análisis de la evolución de los principales indicadores a través del tiempo.
• Control presupuestario: análisis de las desviaciones producidas en cuanto a metas de gastos prefijadas para cada sector de la empresa; pueden ser asignaciones fijas o atadas al nivel de actividad.
• Control de costos y resultados: análisis de la asignación de gastos e ingresos de la organización en general, y de cada sector o rubro en particular. Puede hacerse con criterio de costeo por absorción o costeo variable según sea el caso.
• Análisis patrimonial: medición del patrimonio real de la organización, es decir, deudas, acreencias, disponibilidades, propiedad, etc.
• Auditoria operativa: análisis de los métodos y tiempos de las operaciones, como de los rendimientos standard para las mismas.
• Contabilidad interna: registro, acumulación y comunicación de datos de flujos de fondos movilizados.

Objetivos

Controlar adecuadamente, entonces implica:

• Lograr los objetivos propuestos con mejores posibilidades de éxito.
• Descubrir fallas rápidamente.
• Modificar métodos, procesos y estructuras antes de que sea demasiado tarde.
• Mejorar constantemente.
• Descubrir problemáticas de estrategia en forma temprana.
• Tomar decisiones con datos válidos.
• Tener mayores posibilidades para “equilibrar” de manera adecuada los recursos de producción disponibles.
• No desperdiciar recursos.
• Conocer profundamente la organización con todas sus fortalezas y debilidades.
• Ser más competitivos

Conclusiones

Muchas veces, en la PyME se desprecian los sistemas de control por considerarlos “gastos de tiempo”, de sueldos, de honorarios, etc. Esto es un error estratégico que generalmente se paga muy caro, ya que tarde o temprano deja fuera de competencia a la empresa.

Es bueno aclarar que todo sistema de control, como todo acto administrativo, debe ser un sistema económico en sí mismo, es decir que las utilidades que se logren mediante la aplicación del sistema deben superar a los costos propios de la implementación del mismo (horas hombre, puestos, métodos, honorarios, etc.).

Un viejo dicho popular indica: “Los hombres somos buenos, pero si nos controlan… somos mejores”. Esto, llevado al área del Gerenciamiento Pyme se puede traducir en: “Soy un buen Director, pero si dispongo de los controles adecuados… soy aún mejor”.