El presupuesto como herramienta

Una herramienta» financiera fundamental para el mejor gerenciamiento de cualquier organización. «

Si bien no está muy difundida entre las PyMEs, es de aplicación “no excluyente” en las grandes empresas. Veremos a continuación que realizar un presupuesto no implica gastos, sino simplemente conocimientos, tiempo, y una política gerencial orientada a la mejora y a la planificación estratégica. Primero la definición. Se denomina presupuesto a la planificación de gastos futuros. Esto es, al ejercicio de imaginación que permita prever cuanto y como deberán realizarse las erogaciones de dinero. Para hablar de presupuesto, primero hay que identificar los dos tipos de erogaciones: inversiones y gastos corrientes de funcionamiento. Las inversiones

Son aquellos gastos que se realizan por única vez y que contribuyen a mejorar la capacidad productiva de la empresa. Generalmente se trata de gastos en “capital fijo”, es decir maquinarias, herramientas, vehículos, edificio, etc., aunque a veces también deben considerarse como inversiones algunas erogaciones en capital circulante, como por ejemplo la incorporación de nuevo stock, capitalización de caja en efectivo con aportes de los dueños, etc. También es inversión toda la erogación referida a un nuevo emprendimiento. Los gastos corrientes

Son aquellos necesarios para que la empresa funcione y se caracterizan por ser repetitivos. Se los puede dividir en rubros como proveedores, impuestos, operativos y deudas. Dependiendo del sistema de costos que se aplique, a su vez se los puede identificar como fijos y variables según sea el caso. De lo anterior podemos deducir que hay dos tipos de presupuestos: presupuesto de inversiones y presupuesto de gastos corrientes, y es necesaria la división ya que ambos tienen tratamientos bien distintos. En el presupuesto de inversión se deben listar los ítems de dicha inversión, el gasto que comprenderá cada uno, y la suma total de la inversión. Los ítems habituales en una inversión son edificio, máquinas, herramientas, muebles e instalaciones, mercaderías y cash (efectivo) inicial de circulación. También es necesario considerar el plazo de pago, ya que no es lo mismo analizar una inversión cuyo desembolso es por adelantado, que una donde los desembolsos se realizan e incluso a veces se financian, a medida que la propia inversión rinde sus frutos. Lo mejor aquí es comparar la inversión realizada respecto de las ganancias generadas por la propia inversión y relacionarlas con el tiempo que transcurre, siendo para ello un par de ejes cartesianos la herramienta matemática ideal para lograrlo. El presupuesto de gastos corrientes es bien distinto, e implica considerar para el próximo período cuanto se va a gastar para funcionar.
Lo conveniente es realizar este presupuesto utilizando los mismos rubros y sub-rubros que se utilizan para el análisis de costos e imaginar valorizando cada ítem lo que se pretende gastar. Lo recomendable en PyMEs es realizar el presupuesto corriente para períodos mensuales y con una anticipación de por lo menos 10 días. Luego, a medida que transcurre dicho período y se “ejecuta” el presupuesto para que la empresa funcione, se analizan los “desvíos”, es decir, la diferencia entre el gasto real y el presupuestado. De este análisis surgen conclusiones valiosísimas, ya que deben indefectiblemente determinarse las causas de los desvíos y si han sido justificadas o no. Como se puede observar, se trata de una herramienta administrativa fundamental, orientada nada menos que a la mejora del siempre sensible tema de las finanzas de la empresa. Una correcta aplicación no implica gastos adicionales, lo que la transforma en ideal (además de necesaria) para la mejora de la productividad de cualquier PyME.