La empresa como sistema

Una mejor manera de pensar su empresa y comprender su negocio

Existe una teoría muy aplicada en Administración, llamada “Teoría de los sistemas” que intenta ayudar en la comprensión del funcionamiento de todos los sistemas en general, y de las empresas en particular. Para hacer un breve repaso de sus principios, debemos comenzar por definir lo que es un sistema:
“Sistema es todo aquel conjunto de elementos que interrelacionados entre sí, cumplen una función u objetivo determinado” Donde queda claro que toda empresa, independientemente de su tamaño o actividad es un sistema. Ahora bien, ¿qué aporta esta teoría para ayudarnos a comprender mejor a “nuestra” empresa? Veamos tres aspectos: elementos componentes, propiedades y formas de estudio.

Elementos componentes Todo sistema cuenta con cinco elementos componentes:

• Contexto o ambiente (entorno): todo lo que rodea al sistema y está fuera de él, pero lo influye. Para las empresas podemos dividirlo en “microentorno” (proveedores, clientes, etc.) y “macroentorno” (política, economía, situación social, etc.)
• Límites: la división entre el sistema y el entorno. En sistemas físicos, como una máquina, es sencillo identificarlos. En el caso de las empresas, es esencial definir que elementos están dentro (empleados, patrimonio, etc.) y cuales fuera del límite (tercerizados, proveedores, etc.).
• Entradas, procesos y salidas: todo sistema tiene elementos que entran o lo alimentan (materias primas, energía, etc.) y elementos que salen como producto (bienes, servicios, ideas, etc.). Entre medio existen procesos dentro del sistema que hacen a la transformación del producto e incluyen variables como tiempo, lugar y cambios físicos.
• Subsistemas: se trata de aquellas partes del sistema que pueden identificarse como sistemas en sí mismos. En una empresa, cada departamento o sucursal es un subsistema. Los subsistemas se comunican entre sí a través de las “interfases” o canales de comunicación y transporte. El estudio detallado de las interfases es esencial siempre.
• Retroalimentación: es la información que tomada a la salida del sistema, modifica las entradas y/o los procesos, tanto sea con métodos automáticos o manuales. La cuestión pasa por comparar los productos de salida con los objetivos planteados para los mismos. Cuando no existe este tipo de control se corre el riesgo de pérdidas importantes de rendimiento, lo que en las empresas deriva en bajas de competitividad.

Propiedades Todo sistema que funcione correctamente, posee tres propiedades:

• Equilibrio dinámico u homeóstasis: se trata de la respuesta y adaptación que posee el sistema respecto de los cambios en el entorno. Cuando el entorno cambia, el sistema debe hacerlo también, ya que si no lo hace se aísla y entra en un proceso de “entropía”, es decir, que queda fuera de la realidad hasta que indefectiblemente desaparece. Los principales autores de management del mundo como Drucker, Peters y Naisbit, sostienen que el futuro es de las PyMEs y no de las grandes empresas, debido justamente a su mejor capacidad de adaptación rápida a los cambios de entorno. Hay un consenso generalizado en cuanto a que los entornos tienden a ser cada vez más cambiantes, por lo que el “equilibrio dinámico” es hoy una condición de sobrevivencia para las empresas, además de una buena estrategia de diferenciación.
• Sinergia: es un principio según el cual el “todo” debe ser mayor que la suma individual de las partes. En las empresas tiene que ver con la capacidad de coordinación, optimización y aprovechamiento adecuado de los recursos.
• Eficiencia: es el cumplimiento de los objetivos planteados (eficacia), pero con la menor asignación de recursos posible. El principio de eficiencia se relaciona directamente con la productividad, y de él dependen en mucho las posibilidades competitivas de cada empresa en el mercado en que le toque actuar.

Formas de estudio Si bien el estudio de las empresas y su funcionamiento es objeto de numerosas teorías y existe abundante bibliografía sobre el “cambio organizacional”, es interesante observar el enfoque de esta teoría, donde existen dos estrategias para estudiar a cada sistema:

• Análisis: se trata de dividir al sistema en sus partes componentes y estudiar el funcionamiento individual de cada una, para luego entonces comprender el funcionamiento del todo.
• Síntesis: se trata de comprender primero las características de funcionamiento del “todo”, sin tener en cuenta las partes, para luego, pasar al estudio de las partes que puedan sufrir modificaciones en pos de mejorar el “todo”.

Como se observa, la teoría de los sistemas, realiza aportes valiosísimos para comprender el funcionamiento y el rendimiento de cada empresa. Es una herramienta simple, muy aplicable y de gran valía, a través de la cual se obtienen respuestas sencillas para cuestiones complejas. Si se toma a una PyME como sistema, sin duda puede decirse que las interfases son “muy cortas”, esto es que en la empresa, “todo tiene que ver con todo”. Al no existir compartimentos estancos o aislados se dificulta el diagnóstico de los problemas a resolver, ya que lo que a veces se presenta como problemática de un sector de la empresa, en realidad tiene origen en otro. Y -como se sabe- un diagnóstico equivocado lleva a soluciones antieconómicas. Es por todo lo anterior que la manera adecuada de encarar el estudio de una PyME es siempre a través de un diagnóstico integral donde se estudie el todo (síntesis), al mismo tiempo que se estudian las partes, es decir, los subsistemas y sus interfaces (análisis). Solo así podrá llegarse a conclusiones válidas, y por ende a partir de allí, a la mejor solución posible.