Metodología Kaizen: la mejora continua
Permanentemente se habla de la necesidad de implementar procesos, métodos e innovación a fin de optimizar equipos de negocios. Quizás lo más complejo es determinar qué herramienta es la más apropiada para lograrlo. Kaizen es el nombre de un sistema de origen japonés que han llevado a Toyota, Sony, Nissan y Honda, entre muchas otras, a generar saltos de calidad notables en sus sectores. Su nombre proviene de las palabras “Kai” y “Zen”, que refieren a la acción del cambio para mejorar. Más que una metodología en sí, Kaizen es una filosofía de trabajo enfocada en la mejora de la actividad cada día y, por lo tanto, también de elos resultados. Nada sería posible de lograr en términos de calidad y mejora permanente sin una conciencia de equipo. Como Kaizen es una metodología basada en procesos requiere de la participación de todas las personas involucradas en la cadena. Para implementarla se hace necesario eliminar todo lo que es superfluo de los sistemas productivos. Y, como se enfoca en el crecimiento continuo, se ejecuta en forma permanente: jamás se detiene. El objetivo es que no pase ningún día productivo sin haber mejorado algo estratégico, pensando siempre en el foco real del negocio -los clientes, el producto, el servicio-. Una pregunta clave para los líderes y sus equipos al comienzo del día puede ser: “¿Qué vamos a mejorar hoy?”, y al final, “¿En qué hemos mejorado hoy?”. Como se sabe, cualquier aspecto es mejorable y Kaizen viene a reforzar este sentido de evolución hacia la calidad total. Al observar esto, determinarás qué es lo que sobra, es decir, lo que se puede dejar de lado y sacar del foco de las personas de la empresa, con el fin de optimizar recursos. Paso a paso La metodología Kaizen propone una estructura que sirve para ordenar, hacer encajar las piezas y enfocar la energía en el resultado a obtener. -Plan (Planear): marcar los objetivos, analizar los problemas y definir los planes de acción con una mirada estratégica en el corto, mediano y largo plazo. Habrá contingencias, será necesario recalcular en el camino, aunque siempre es recomendable tener este primer paso consolidado y consensuado entre todos los niveles de la organización. -Do (Hacer): con el plan elaborado, se pasa a definir las acciones que van a permitir ejecutarlo. Sugiero una planificación profunda, con metas claras, propósito siempre presente, responsables, fechas límite, y que sea extendida en el tiempo. Luego, se la pone en marcha y se la monitoreará con indicadores claves del negocio, para comprobar su marcha. -Check (Comprobar): es necesario chequear el estado de avance del proceso de mejora continua, analizando los resultados que se han obtenido. Lo puedes hacer contrastando con los datos que tenías antes de iniciar el método Kaizen, y de allí vas obteniendo las variables más objetivas. En este punto es importante saber que sólo se seguirá avanzando si se han obtenido los resultados buscados; de lo contrario, se volverá al punto de partida tantas veces como sea necesario, hasta asegurarse que la mejora está en marcha. -Act (Actuar): si se han cumplido los objetivos, el siguiente paso será estandarizarlos y fijarlos dentro de los procesos productivos en tu empresa o negocio. Por ejemplo, si siempre han tenido demora en la entrega de productos por parte de los proveedores, y a través de Kaizen logran disminuir los retrasos, eso mismo hay que volcarlo en un proceso, un método, un paso a paso sobre cómo lo harán una y otra vez hasta que se arraigue dentro del modo en que operan. Para cada necesidad Dependiendo el tipo de empresa y de la complejidad a resolver, se puede aplicar alguno de los cuatro tipos de Kaizen: Grupo Kaizen: Conformado por cuatro personas, más alguien que oficia como líder y otra en asesoría, trabajará bajo el concepto de círculo de calidad. Trazará un plan a un año para resolver un problema. Algunas premisas para seguir son: definición del problema, reconocimiento de las características del problema (observación), búsqueda de las principales causas (análisis), acciones para eliminar las causas (acción), confirmación de la eficacia de lo actuado (verificación), eliminación permanente de las causas (estandarización) y la revisión de las actividades y planificación del trabajo a futuro. Kaizen 2 días 2 horas También denominado “Kaizen Nissan” por su origen en esa marca de automóviles, es especialmente indicado en mejoras de productividad modificando los puestos de trabajo. En el Kaizen 2 días, el equipo se reúne para evaluar la totalidad de las posibles mejoras en un puesto laboral, e implementan los cambios rápidamente. En el formato 2 horas, el supervisor es quien hace los cambios rápidos para que las labores ocupen menos tiempo y tengan más efectividad. Kaizen Kobetsu En este caso las actividades se desarrollan individualmente o con las distintas áreas comprometidas en la producción, para maximizar la efectividad de equipos y plantas, concentrados en la eliminación de los despilfarros que se presentan en los procesos industriales, e incluso, en la diaria operativa. Kaizen Teian Esta variante tiene como principio que todas las ideas son inútiles si no se implementan. Implica un compromiso y responsabilidad de los equipos e incluye a todas las áreas para que entren en la nueva cultura. Se hace foco en el desperdicio de recursos, incluyendo el tiempo y capacidades de las personas; es decir, todo lo que no es aprovechado para realizar un producto o prestar servicios en forma óptima. Aquí la idea es la de acumular pequeñas mejoras para lograr un progreso sostenido. Muchas veces hay empresas que incorporan algún incentivo para lograr el avance hacia la mejora continua: la sugerencia es que no sean económicos ni ostentosos, sino simbólicos y estimulantes, al igual que lo logra el salario emocional. Cinco claves 1-Lo primero es el compromiso Muchas veces se quieren implementar procesos estableciendo normas, bajando un memorándum o dando órdenes. Sin embargo, falta el propósito, que es la guía mayor que entusiasmará a todas las personas